Molti di noi si trovano a dover gestire una quantità sempre crescente di documenti cartacei, che spesso finiscono per accumularsi alla nostra scrivania in modo caotico.
Se sei arrivato a un punto in cui non riesci più a trovare ciò che cerchi e desideri liberarti della carta per risparmiare spazio e rendere tutto più accessibile, allora questo articolo è per te. Ti aiuterò a capire come archiviare i tuoi documenti cartacei in modo digitale, organizzato e facile da gestire.
Prima di iniziare con i dettagli tecnici, è importante fare alcune operazioni preliminari. La prima cosa da fare è digitalizzare i tuoi documenti cartacei, ovvero trasferire le informazioni su carta in un formato digitale.
Ciò può essere fatto utilizzando uno scanner dedicato, uno scanner portatile, una stampante multifunzione con funzione di scansione o anche la fotocamera del tuo smartphone o tablet.
In questa guida, ci concentreremo sugli scanner e sulle modalità di digitalizzazione tramite computer, ma ti forniremo anche alcune alternative per coloro che preferiscono utilizzare i loro dispositivi mobili.
Una volta che hai digitalizzato i tuoi documenti, è ora di organizzarli e archiviarli in modo adeguato.
Ci sono diversi programmi e applicazioni disponibili che possono aiutarti in questo processo. Uno dei più famosi è Evernote, che ti consente di creare un archivio organizzato di documenti di vario tipo.
Evernote è disponibile per Windows, macOS e dispositivi mobili e sincronizza automaticamente le tue note, i tuoi taccuini e i relativi allegati sul cloud. Puoi utilizzare la versione gratuita di Evernote, che ha alcune limitazioni, o optare per un piano a pagamento per sbloccare tutte le funzionalità.
Un’altra opzione per gli utenti macOS è iDocument 2, un’applicazione gratuita che ti permette di organizzare i documenti archiviati sul tuo computer in modo semplice e intuitivo.
Puoi creare collezioni di documenti e importare i file che desideri archiviare. iDocument 2 offre una serie di strumenti per organizzare e gestire i tuoi documenti in modo efficiente.
Oltre a queste soluzioni, ci sono altri programmi e app che puoi considerare per archiviare i tuoi documenti cartacei. Dropbox è un servizio di cloud storage molto popolare che ti consente di archiviare i tuoi documenti online e sincronizzarli su più dispositivi.
Benubird PDF è un software gratuito che ti consente di organizzare i documenti in formato PDF e file di Office in modo rapido e intuitivo. Adobe Acrobat DC/Document Cloud è la soluzione ufficiale di Adobe per archiviare, organizzare e accedere ai tuoi documenti PDF da qualsiasi dispositivo.
Se preferisci utilizzare il tuo smartphone o tablet per digitalizzare i tuoi documenti, ci sono diverse app disponibili che offrono questa funzionalità.
Microsoft Office Lens è un’applicazione disponibile per Android, iOS e iPadOS che ti consente di scansionare documenti utilizzando la fotocamera del tuo dispositivo e salvarli in formato PDF, Word o PowerPoint.
Scanbot è un’altra app molto apprezzata che ti consente di digitalizzare documenti e immagini, anche su più pagine, archiviandoli nella memoria del tuo dispositivo o sul cloud.
Google Drive è l’app ufficiale di Google per il cloud storage che ti consente anche di acquisire documenti tramite la fotocamera del tuo smartphone o tablet e salvarli in formato PDF.
Infine, l’app Note preinstallata su dispositivi Apple iOS/iPadOS ti consente di scansionare e archiviare documenti in modo semplice. Scanner Pro è un’applicazione a pagamento che offre funzionalità avanzate come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
In conclusione, archiviare documenti cartacei può sembrare un compito difficile, ma con le giuste strategie e gli strumenti adeguati, è possibile renderlo molto più facile, efficiente e organizzato.
Spero che queste informazioni ti siano state utili e che tu abbia ora una chiara comprensione di come archiviare i tuoi documenti cartacei in modo digitale e ordinato.