Come tenere traccia di ciò che viene stampato
Il tuo inchiostro è finito! Ecco cosa succede appena due giorni dopo aver cambiato le cartucce nella stampante del tuo ufficio. Come può essere successo? Probabilmente qualcuno ha approfittato dell’installazione delle nuove cartucce e ha stampato un sacco di documenti in poche ore. Sono sicuro che la pensi anche tu in questo modo. Ma ora come potrai confermare la tua tesi e magari scoprire chi ha prosciugato l’inchiostro della stampante? Ho un’idea al riguardo: dedicami cinque minuti del tuo tempo e lascia che ti spieghi cosa ho in mente.
Secondo me, la soluzione al tuo problema è tracciare ciò che viene stampato attraverso il computer dell’ufficio. In questo modo, potrai ottenere una cronologia delle stampe effettuate di recente e avere una prova incontestabile dei “furti d’inchiostro” degli ultimi giorni. È un’ottima idea, non trovi? Allora non perdere altro tempo e mettiti subito all’opera!
Prova le soluzioni che troverai qui di seguito, segui le mie indicazioni e in un batter d’occhio riuscirai ad ottenere l’elenco completo dei documenti stampati nel tuo ufficio (o a casa, non fa differenza). Che tu abbia un PC Windows o un Mac, riuscirai sicuramente a raggiungere il tuo obiettivo. Te lo assicuro!
Indice
Come tracciare ciò che viene stampato dal computer: Windows
1. Coda di stampa
2. Visualizzatore eventi
3. PaperCut Print Logger
Come tracciare ciò che viene stampato dal Mac
1. Cronologia di macOS
2. CUPS
Come tracciare ciò che viene stampato dalla stampante
Come tracciare ciò che viene stampato dal computer: Windows
Per iniziare, vediamo come visualizzare tutto ciò che viene stampato tramite il computer. Tieni presente che sarai in grado di visualizzare solo i lavori di stampa avviati dal PC e non quelli effettuati tramite altri dispositivi. Se hai bisogno di tracciare i lavori di stampa provenienti da altri dispositivi, dovrai utilizzare gli strumenti integrati nella stampante, di cui parlerò in un capitolo successivo.
Di default, i sistemi di tracciamento dei lavori di stampa integrati in Windows sono disabilitati. Ciò significa che potrai visualizzare solo i lavori di stampa avviati dopo l’attivazione di questi strumenti. Tienilo presente.
1. Coda di stampa
Se vuoi visualizzare i lavori di stampa avviati di recente, puoi fare in modo che Windows tenga traccia di tutti i lavori di stampa, anche quelli completati con successo, e li elenchi nella finestra della coda di stampa.
Per farlo, fai clic destro sul pulsante Start di Windows, seleziona “Impostazioni” e vai su “Dispositivi” > “Stampanti e scanner”. Seleziona la stampante di tuo interesse, clicca su “Gestisci” (solo su Windows 10) e poi su “Proprietà stampante”. Apri la scheda “Avanzate”, seleziona “Mantieni i documenti stampati” e conferma la modifica cliccando su “Applica” e poi su “OK”. Da questo momento in poi, potrai vedere l’elenco dei lavori di stampa effettuati di recente nella coda di stampa di Windows.
2. Visualizzatore eventi
Se la soluzione precedente non soddisfa le tue esigenze, puoi utilizzare il Visualizzatore eventi per monitorare le attività di stampa su Windows. Il Visualizzatore eventi è un’utility predefinita dei sistemi operativi Microsoft che permette di monitorare tutti gli eventi occorsi sul computer.
Per attivarlo, premi contemporaneamente i tasti Win+R sulla tastiera, digita “eventvwr” e premi Invio. Nella finestra che si apre, vai a “Registri applicazioni e servizi” > “Microsoft” > “Windows” > “PrintService” > “Operativo”. Fai clic destro sull’icona “Operativo”, seleziona “Proprietà” e abilita la registrazione cliccando su “Abilita registrazione”. Ora, ogni volta che avvierai una stampa sul tuo computer, questa verrà registrata nel Visualizzatore eventi.
Tuttavia, tieni presente che le informazioni fornite dal Visualizzatore eventi potrebbero non essere chiare e comprensibili se non hai esperienza nel settore informatico. Se cerchi informazioni dettagliate ma facilmente comprensibili anche per i meno esperti, ti consiglio di utilizzare un software di terze parti come PaperCut Print Logger, di cui parleremo nella prossima sezione.
3. PaperCut Print Logger
PaperCut Print Logger è un software gratuito che ti permette di tracciare ciò che viene stampato e di visualizzare tutti i dettagli relativi ai lavori di stampa, come data e ora, numero di pagine, stampante utilizzata e nome dei file.
Per scaricarlo, visita il sito web di PaperCut, clicca su “Download Now” e avvia il file scaricato. Segui le istruzioni di installazione e, una volta completata, il software inizierà a monitorare tutte le stampe effettuate. Per visualizzare i dati raccolti, apri la cartella PaperCut Print Logger nel menu Start di Windows, clicca su “Visualizza dati di stampa” e avrai accesso all’elenco dei lavori di stampa. Puoi anche esportare i dati in formato CSV per una visualizzazione più dettagliata.
Come tracciare ciò che viene stampato dal Mac
Se possiedi un Mac e stai cercando una soluzione per tracciare ciò che viene stampato, buone notizie: puoi farlo utilizzando gli strumenti inclusi di default in macOS, in modo semplice e veloce.
1. Cronologia di macOS
Per accedere alla cronologia di stampa sul tuo Mac, apri le “Preferenze di Sistema” cliccando sull’icona dell’ingranaggio nella barra Dock. Nella finestra che si apre, seleziona “Stampanti e scanner”. Scegli la stampante di tuo interesse e clicca su “Apri coda di stampa” per visualizzare l’elenco dei file in coda di stampa. Per visualizzare la lista dei file già stampati, clicca su “Mostra stampe completate” nel menu “Finestra”. Vedrai un elenco di tutti i file stampati, inclusi quelli che sono stati annullati.
2. CUPS
Se preferisci evitare di aprire le Preferenze di Sistema ogni volta, puoi accedere ai log di stampa tramite il server di stampa CUPS utilizzando un browser. Attiva l’interfaccia Web di CUPS aprendo il Terminale, digitando “cupsctl WebInterface=yes” e premendo Invio. Ora, apri il tuo browser preferito e digita “localhost:631”. Nella pagina che si apre, seleziona “Jobs” per visualizzare i lavori di stampa. Clicca su “Show completed jobs” per visualizzare i lavori completati. Per visualizzare i dettagli di ogni lavoro, clicca sul nome della stampante nella colonna “ID”.
Come tracciare ciò che viene stampato dalla stampante
Per essere sicuri di visualizzare tutto ciò che viene stampato dalla stampante, indipendentemente dal dispositivo utilizzato, è necessario accedere ai log degli eventi direttamente dalla stampante stessa. Ci sono almeno due modi per farlo:
1. Schermo LCD o display touch-screen: se la tua stampante è dotata di uno schermo LCD o di un display touch-screen, utilizza questi dispositivi per accedere alle impostazioni della stampante, alla sezione dei rapporti e visualizzare le stampe effettuate.
2. Interfaccia Web: se la tua stampante dispone di funzionalità di rete, puoi accedere ai log di stampa utilizzando il server Web integrato nella stampante. Avrai bisogno di un computer, smartphone o tablet collegato alla stessa rete Wi-Fi o Ethernet della stampante e dell’indirizzo IP della stampante. Puoi trovare l’indirizzo IP stampando un rapporto di stato di connessione della stampante o utilizzando i menu di Windows, macOS, Android o iOS/iPadOS. Una volta ottenuto l’indirizzo IP, apri il browser e digita l’indirizzo IP nella barra degli URL. Accederai all’interfaccia Web della stampante e potrai visualizzare i log di stampa.
Riassumendo, tracciare ciò che viene stampato è possibile sia su Windows che su Mac utilizzando gli strumenti integrati nel sistema operativo o software di terze parti. Inoltre, puoi monitorare le stampe direttamente dalla stampante utilizzando lo schermo LCD o l’interfaccia Web.